關於印發《意昂3會計檔案管理辦法》的通知

上 海 海 洋 大 學 文 件

滬海洋財〔2017〕17號

關於印發《意昂3會計檔案管理辦法》的通知

各學院🩹、各部門：

現印發《意昂3會計檔案管理辦法》👍🏻，請按照執行。

特此通知🤹🏽。

附件✌🏿：意昂3會計檔案管理辦法

                    意昂3

                     2017年9月18日

附件

意昂3會計檔案管理辦法

第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，完善內部控製製度🏂🏿，保證會計資料的完整👩‍🦯‍➡️，根據《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號）的規定，結合我校的情況製定本辦法🚣🏿‍♂️👉🏻。

第二條 本辦法所稱會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的🎆，記錄和反映學校經濟業務事項的，具有保存價值的文字🦻、圖表等各種形式的會計資料😰，包括通過計算機等電子設備形成🦹🏿‍♂️、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條 財務處負責學校會計檔案工作🎫，在學校檔案館的指導下,製定會計檔案工作製度❕。

第四條 下列會計資料應當進行歸檔

(一)會計憑證🔛，包括原始憑證😸、記賬憑證；

(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬🤚、日記賬及其他輔助性賬簿🌲；

(三)財務會計報告😚，包括月度𓀐、季度、半年度、年度財務會計報告；

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊👐🏽、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料🏫。

第五條 學校可以利用計算機🦇、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第六條 同時滿足下列條件的，學校內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存▪️，形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效👱🏼，由計算機等電子設備形成和傳輸◽️；

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證👳🏽、會計賬簿🤎、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理👩🏻‍🦽、利用電子會計檔案📍，符合電子檔案的長期保管要求💅，並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改🎁；

(五)建立電子會計檔案備份製度👊🏽👩🏽‍🍳，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響🤧；

(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第七條 滿足本辦法第六條規定條件💇🏼，學校從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的🙎‍♀️🖖🏽，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第八條 財務處按照歸檔範圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷1️⃣，編製會計檔案保管清冊。

第九條 各類會計檔案整理立卷要求：

(一)會計憑證🙅🏻‍♀️：會計憑證要按時做好整理和歸檔責任到人🌦，做到裝訂整齊、完整、牢固，按適當的厚度裝訂成本，每一本會計憑證的封面要寫清楚年、月、日🖖🏼💁🏿‍♀️；自第**號至第**號，會計主管人員🎑、裝訂人員要蓋章，封面上加蓋騎縫章🛋，交專人負責保管。保管人按檔案部門的有關要求，將裝訂好的憑證入盒，按期移交檔案部門🧛🏼‍♀️🙎🏼‍♂️，由檔案部門管理。

(二)會計賬簿🧝🏽‍♀️🏌🏿‍♂️：年度終了，電腦打印各種賬冊後，將活頁帳按順序排好，加封面後裝訂成本。會計賬簿封面的有關內容要寫全，要寫帳戶全稱💂🏻‍♀️，不能只寫科目的代號。“本賬頁數”要寫帳的有效頁數；會計主管人員和會計人員都要蓋章🈂️。歸檔時卷脊上必須寫****年度****帳，寫上案卷號，按期歸檔。

(三)財務報告：財務報告在年度終了，由主管報告人員按時間順序整理、裝訂🧛🏿‍♀️、立卷。卷面上逐項寫明報表名稱、頁數👨🏿‍🏭，經會計主管人員審核、蓋章後，由專人負責裝盒歸檔。

(四)其他會計資料：其他具有保存價值的會計資料按會計賬簿的整理要求裝訂成本，立卷歸檔。

第十條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，由財務處保管一年，期滿之後👨🏻‍✈️，移交學校檔案館統一保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經檔案館同意。

第十一條 財務處在辦理會計檔案移交時👮🏼‍♀️♕，應當編製會計檔案移交清冊，並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝🧑🏻‍🦯‍➡️。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一並移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一並移交。檔案館接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十二條 會計檔案須專人負責保管🧑🏼‍🍼。保證會計檔案完好無缺，做到不丟失👩‍🦯‍➡️，不破損、不黴爛▪️、不被蟲蛀等👮🏿。會計檔案具有保密性，其信息不能超過規定傳遞的範圍🟤。有關人員要嚴格執行安全和保密製度🦔。

第十三條 會計檔案不得借出🤾👨‍👩‍👧‍👧，如有特殊需要✩，經財務處負責人批準可以提供查閱或者復製⚀，並嚴格按照檔案利用的相關製度履行登記手續。在進行會計檔案查閱或者復製時📁，確保會計檔案的安全完整，嚴禁篡改和損壞。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年🌚。會計檔案的保管期限🚆，從會計年度終了後的第一天算起🚌。各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

第十五條 學校對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，並形成會計檔案鑒定意見書🧑🏼‍🎄。經鑒定☁️，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案🤵🏼‍♀️🤰🏽，經相關程序批準後,可以銷毀。

第十六條 會計檔案鑒定工作由檔案館牽頭🧘🏿‍♂️，組織財務👨‍🦳、審計、紀檢監察等單位人員共同進行🦊。

第十七條 經鑒定可以銷毀的會計檔案🥷，應當按照以下程序銷毀:

(一)由學校檔案館會同財務處編製會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數🥊👩🏻‍⚕️、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)學校負責人、檔案館負責人🧗🏼‍♂️、財務處負責人、檔案館經辦人、財務處經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)學校檔案館負責組織會計檔案銷毀工作，並與財務處共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前🧑🏿‍🍳🛗，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對💇🏼‍♂️；在會計檔案銷毀後📦，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，並將監銷情況書面報告本單位負責人⏯。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定🗾，並由學校檔案館、財務處和現代信息與教育技術中心共同派員監銷🎤。

第十八條 違反本辦法規定的單位和個人🧠，依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第十九條本辦法由財務處🤟🏿、檔案館負責解釋。

第二十條 本辦法自頒布之日起施行。原《意昂3會計檔案管理規定》（滬海洋財〔2010〕28號）同時廢止。

附表

會計檔案保管期限表