1. 計劃聘請短期外專的各學院（部）🧔🏿，於每年11月15日前向外事處申報下一年度的聘請計劃，並按要求填寫“聘請短期文教專家申請表”。
2. 各相關學院（部）與擬聘專家進行聯系，商定確切的入出境日期☁️，索要講學提綱以及專家的護照號碼等個人資料。
3. 各學院（部）領導或項目負責人向擬聘專家寄發邀請函。
4. 各學院（部）於短期外專到校前兩星期向外事處提交《短期境外文教專家學術（講學）活動計劃》。
5. 專家到校前🛩，相關學院（部）負責張貼講學海報。
6. 相關學院（部）指定專人作為合作教師，負責短期外專在校期間的各項聯系工作👘。
7. 講學結束後，相關學院（部）應於短期外專離校後兩周內向外事處提交《短期境外文教專家學術（講學）活動小結》，總結外專在校所進行的學術交流活動情況。